Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng

Bạn sắp mở một văn phòng, nhà xưởng để đầu tư kinh doanh nhưng không biết thuê với chi phí như  ra sao  là hợp lý ? Nếu không cẩn thận sẽ tác động xấu đến doanh thu chung của công ty. Vậy để giúp bạn có thể đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp, I - Connect VN sẽ đưa ra cho bạn cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng, cũng theo dõi nhé.

Xem thêm:

• Top các dự án biệt thự liền kề tại Hà Nội đáng mua năm 2022
• Chia sẻ kinh nghiệm mua nhà chính chủ không qua môi giới chỉ với 5 bước

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng bạn cần biết

Đầu tiên để đảm bảo khoản chi phí thuê nhà là chi phí hợp lệ, bạn cần chuẩn bị những thứ sau:

• Hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà…(nếu thuê văn phòng)
• Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán (nếu cá nhân thuê). Trường hợp nếu trên hợp đồng có điều khoản để bên thuê nộp thuế thay thì phải có: Chứng từ nộp tiền thuế (Không cần hóa đơn vì phía cơ quan thuế sẽ không cung cấp hóa đơn bán lẻ thêm)

Bên cạnh đó, nếu chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng bạn muốn thuê có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần phải lưu ý đến những vấn đề sau đây:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Tiền thuê bắt buộc cần được chuyển khoản từ phía tài khoản của bên thuế đến tài khoản bên cho thuê. Ngoài ra phải có giấy tờ chứng nhận do ngân hàng cung ứng.
• Nếu là văn phòng cá nhân được doanh nghiệp thuê (không phải đóng thuế VAT) đối với giá trị thuê từ 20 triệu đồng trở lên thì không cần bắt buộc thực hiện giao dịch bằng cách chuyển khoản. Tuy nhiên vẫn cần có biên bản đã thực hiện việc nhận tiền thuê nhà kèm theo chữ kỹ của chủ nhà cho thuê có trong biên bản.

Lưu ý khi hạch toán khoản chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng

Doanh nghiệp hai người đại diện doanh nghiệp khi tiến hành đi thuê văn phòng, nhà xưởng cần lưu ý rằng: Nếu thuê nhà 1 năm với số tiền dưới 100 triệu thì được miễn thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Còn lại trong trường hợp với giá trị cho thuê lớn hơn 100 triệu thì bắt buộc phải kê khai và nộp vào ngân sách nhà nước 3 loại thuế kể trên.

Khi doanh nghiệp thuê tài sản từ cá nhân

Nếu doanh nghiệp đứng ra thuê tài sản của cá nhân. Trong hợp đồng có ghi chi tiết tiền thuê chưa bao gồm tiền thuế và doanh nghiệp phải nộp thay cho cá nhân. Vậy khoản thuế này được tính vào chi phí và trừ đi trong tống số tiền thuê tài sản trong đó gồm thuế nộp cho người chủ thuê.

Các bước hạch toán khoản chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng cụ thể

Từ những vấn đề trên đã bàn luận. Chúng tôi sẽ trình bày với bạn cụ thể cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng:

Thanh toán sử dụng hình thức trả trước 

(Căn cứ vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà và các văn bản có liên quan kèm theo. nếu doanh nghiệp thỏa thuận với bên cho thuê sẽ hoàn tất thanh toán trước phí thuê  thì cần phải căn cứ vào điều khoản thanh toán của hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán để đảm bảo đúng quyền lợi của 2 bên. Trong trường hợp này bạn cần hạch toán theo nợ TK311, có 111, 112.

Thanh toán hằng tháng có hóa đơn

Nếu doanh nghiệp của bạn đạt được thỏa thuận về việc thanh toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng theo hằng tháng và có hóa đơn. trong trường hợp này bạn cần hạch toán theo nợ TK 154, 627, 641, 642.

Cần chú ý đối với trường hợp trên khi hạch toán chi phí thuê văn phòng hay nhà xưởng bạn luôn phải rà soát khoản thuế nào phục vụ cho việc gì, tại bộ phận nào để ghi vào danh mục chi phí chi tiết như TK 331, 111, 112.

Thanh toán bằng tiền mặt hoặc được nhận hóa đơn

Ví dụ: Công ty XYZ thuê tòa nhà số 1 của công ty ABC để làm văn phòng từ tháng 1 đến tháng 6/2022. Nhưng không thanh toán vào tháng 1/2022 mà thanh toán vào tháng 6/2022. Lúc này công ty ABC mới xuất hóa đơn VAT cho công ty XYZ.

Đối với trường hợp này chi phí thuê văn phòng được hạch toán cụ thể như sau:

• Hạch toán theo lần lượt các tháng: Nợ TK 154, 627, 641, 642 ( Tùy vào căn cứ vào mục đích thuê nhà vào việc gì, phục vụ cho những bộ phần nào mà kế toán công ty có thể đưa vào chi phí đó). Có TK: 335 ( TK phát sinh chi phí dù thực tế doanh nghiệp chưa chi trả)

•  Nếu thanh toán hay lúc doanh nghiệp ABC nhận được hóa đơn: Nợ TK 335. Gồm TK 111, 112 ( khi thanh toán) hoặc có tài khoản 331 (khi nhận được hóa đơn).

Thanh toán trước nhiều kỳ

Ví dụ: Nếu thuê nhà từ tháng 1 đến tháng 6/2022, doanh nghiệp thanh toán 1 lần vào tháng 1, chi phí thuê văn phòng được hạch toán như sau: Nợ TK 242: Tổng số tiền, nợ TK 122: ( Hóa đơn GTGT cho việc thuê nhà của công ty), có TK: 331; 111; 112.

Đình kỳ phân bổ các khoản chi phí trả trước đó.Điều đó nghĩa là từng mục đích thuê nhà để làm gì đưa vào tài khoản chi phí tương ứng. Ví dụ thuê dùng làm văn phòng ( phục vụ mục đích quản lý) ta đưa vào tài khoản 642, 6244. Thêm vào đó, nếu như thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất thì ta đưa vào tài khoản 154, 627. Còn nếu thuê nhà vào việc bán hàng kinh doanh thì ta đưa vào tài khoản 641. 6421 để hạch toán gồm Nợ TK 154, 627, 641, 642. Có TK 242: …..

Lời kết

Tổng kết trên là cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng mà bạn cần nắm rõ trước khi bắt đầu kinh doanh hay thay mặt doanh nghiệp đi thuê. Hy vọng qua những chia sẻ vừa rồi bạn sẽ sử dụng số tài khoản để có thể hạch toàn một cách chính xác. Cảm ơn và hẹn gặp lại quý bạn đọc ở những số tiếp theo.